Porque se faz ?

Porque ninguém gostaria de passar 6 meses a realizar o projecto errado. Seris uma perda de tempo e dinheiro.A  redacção da  especificação  reduz ,incrivelmente, o  risco  de  existirem    mal-entendidos   ou  contradições mais tarde, durante a fase de execução do projecto. Portanto o tempo e o dinheiro gastos nesta primeira fase permitirão poupar nas fases seguintes.

Como se deve fazer ?

Os requisitos principais de uma especificação, ou seja, os objectivos que se devem ter em conta na sua redacção são :

       *  Clareza e precisão, o que permite eliminar os mal-entendidos e a ambiguidade;

       *  Completude, para não ser ignorado nenhum detalhe;

       *  Rigor, o que permite excluir contradições.

Em  todos  os   casos,  uma especificação tem que ser flexível, adaptando-se às alterações seja do meio envolvente, seja da informação disponível. Todos os membros   da  equipa devem ter conhecimento de qualquer  alteração   efectuada à especificação.

Quem participa na sua realização ?

Na concepção e revisão da especificação  devem  participar  todos os envolvidos  no   projecto,  desde clientes e fornecedores até ao último membro da equipa.

Erros comuns na especificação de um projecto :
       
* Considerar um contexto restrito

Por vezes, especifica-se o que necessita de ser feito sem se considerar  como  isso  se encaixa no contexto global, podendo  por  isso  acontecer  que  o   trabalho  que uma dada equipa realizou seja incompatível  com   o  trabalho que outros vão ou  estão  a  fazer;  ou que   já  tenha sido feito por outra  equipa  (duplicação de trabalho), o que podia ser evitado.
       

*  Ignorar interfaces 

Logo,  desde  o   principio  deve  deixar-se   bem  definido com os clientes e fornecedores  exactamente  o que é que vai ser trocado,  quando  e como,  sendo imprescindível manter,  ao  longo  de  todo  o projecto,   um   canal   de comunicação entre a equipa e os clientes e fornecedores.
       

* Ser demasiado optimista

Na avaliação do tempo que o projecto irá demorar há que ser o mais realista possível, sendo essencial considerar a possibilidade   de   surgirem contratempos durante a execução do projecto.
       

*  Ignorar Dependências externas

A execução do  projecto   pode depender   de  entidades exteriores  à  equipa.   Sempre  que   isto    se verifique é importantíssimo esclarecer, junto de todos os envolvidos, o impacto que eventuais problemas com  o trabalho  destas entidades, teriam  sobre  o desenvolvimento do projecto.
         

*  Não assegurar recursos

É  na fase de especificação, que se identificam todos  os recursos (equipamento, material e força de  trabalho) que vão ser necessá- rios, como  também se pede  ao   gestor uma garantia de que disponibilizará estes recursos.

Depois de tudo  isto,   pode  parecer  que  uma   especificação  é   um  longo  documento,  mas  não. Na especifi- cação deve constar apenas a informação importante, e esta informação deve estar exposta de forma clara e concisa, isto porque é um  documento  que é lido por todos, e nem todos tem tempo para ler um longo documento.

A  existência de um   documento escrito, com  o que ficou acordado durante a especificação, representa uma  prova,  por  exemplo, no  caso  do  cliente   contestar o que a equipa está a fazer, de como esta tem estado a trabalhar para o que se tinha definido.