Marco António da Silva Soares Departamento de Engenharia Informática
Universidade de Coimbra
3030 Coimbra, Portugal
msoares@student.dei.uc.pt
Resumo – Além de ser dar
uma definição de ERP, são apresentadas características subjacentes a esta
forma de planeamento de Sistemas de Informação.
Introdução
ERP é um termo que cada vez mais aparece ligado a Gestão e a Sistemas
de Informação. De forma a o leitor adquirir conhecimentos sobre ERP, são
expostas sucintamente as características, consequências e áreas alvo deste
sistema.
A melhor forma de se entender o conceito de ERP é através dos seus objectivos.
ERP tem como objectivo integrar todos os departamentos e serviços de uma
empresa em um único Sistema de Informação que atende as necessidades particulares
de cada departamento.
Deverá existir um único software que simultaneamente trata das finanças,
recursos humanos e warehourse. Cada um destes departamentos terá o seu
sistema de informação, preparado para realizar as tarefas necessárias
a cada um, mas ERP combina todos juntos formando um software integrado
sobre uma única base de dados facilitando a partilha e comunicação de
dados.
Esta abordagem quando aplicada correctamente pode trazer benefícios estrondosos
para a empresa. Tomando o exemplo de um cliente que faz uma encomenda
em uma empresa que não tenha um sistema ERP, a encomenda vai passando
por vários departamentos, sendo frequentemente reintroduzida em outros
sistemas informáticos. Todo este percurso tem como consequências atrasos,
erros, e mesmo encomendas perdidas. Além de ser difícil controlar em que
estado é que se encontra a encomenda, se já foi tratada, se já está despachada.
Tecnologias Informáticas
Um uso eficiente das Tecnologias Informáticas é um factor competitivo
e deve ser estudado no planeamento do negócio.
O negócio não deve ser projectado com base nas Tecnologias Informáticas,
as tecnologias informáticas é que devem ser baseadas no negócio. Sendo
assim, deve haver em primeiro lugar uma visão, uma missão, objectivos,
uma estratégia e só depois se dá lugar à planificação das tecnologias
informáticas que mais se adaptem à estratégia da empresa.
Gestão do conhecimento (Knowledge Management)
Na Área do ERP, knowledge Management tem como função extrair e transformar
dados provenientes dos Sistemas ERP de forma a serem úteis para a tomada
de decisão dos gestores com funções estratégicas. As transformações nos
dados que podem ser sumários, resumos, correlações, visualizações, levam
os gestores a adquirirem um maior conhecimento das variáveis do negócio.
Para esta manipulação dos dados, as organizações recorrem a data warehouses,
OLAP, data mining, analytic applications, em geral a produtos para a inteligência
do negócio.
Reengenharia
As implementações de ERP não podem ser tratadas da mesma forma que as
aplicações tradicionais.
Os sistemas ERP reinventam a forma de fazer negócio. Os membros de uma
organização que adopte um Sistema ERP, passam a trabalhar de forma diferente.
A equipa responsável pelo ERP tem que se certificar que todos utilizem
de forma eficiente o sistema introduzindo correctamente os dados necessários.
Os Sistemas ERP costumam sofrer alguma degradação no seu desempenho nos
primeiros tempos de implementação, mas isso é normal, pois o negócio está
em fase de adaptação. Para os membros da organização tudo funciona diferente,
tudo está diferente.
ERP não termina após estar implementado, existem muitas coisas que podem
ser melhoradas ou acrescentadas, assim como uma formação cuidada dos membros
da organização.
Integração do ERP com o e-business
E-Business é a condução de negócios, transacções através de computadores
através de uma ou várias redes, por exemplo pela internet.
E-business engloba e-procurement, extende e-procurement, e-commerce.
E-procurement traduz-se na obtenção automatizada de produtos indirectos
(produtos não estratégicos, ex: economato).
Através da internet e com ferramentas adequadas pode-se consultar os catálogos
online que podem estar nas empresas compradoras ou fornecedoras.
Utilizando o e-procurement pode-se melhorar as acções de procura, negociação,
encomenda, recepção, controlo. Tudo isto leva a uma redução dos custos
administrativos, do custo dos produtos, do ciclo de compra e dos stocks.
O Extended e-procurement é uma extensão do e-procurement implementada
nos produtos directos (aqueles que vão ser vendidos pela empresa com ou
sem transformação adicional).
E-commerce é a venda e compra de produtos pela internet.
As lojas virtuais começam a adquirir grande relevância no mercado mundial
devido a razões como velocidade, qualidade de resposta e comodidade.
É então inevitável a integração do ERP com o e-business, tendo o cuidado
de garantir transacções seguras e fiáveis.
Planeamento
A equipa de planeamento do ERP deve começar por responder a algumas perguntas:
- Quais os processos de negócio mais importantes e qual a razão da sua
importância?
- Quem vai ser relutante à mudança, que resistências?
- Que armadilhas podem aparecer?
- Que gestor deve ser escolhido para ser o "campeão da mudança"
- Que cultura e quais as forças da cultura da empresa?
- Como podem estas forças ser aplicadas na mudança do negócio?
- Que fraquezas na cultura da empresa?
- Quem vai ser responsável pela gestão da mudança?
Cuidados a ter na mudança para o ERP
Para a mudança ser eficiente deve-se ter alguns cuidados:
- Identificar a implementação do ERP como uma iniciativa de negócio
Educar e ajustar a equipa de gestão
rapidamente
- Não deixar os problemas técnicos afectarem as linhas temporais do projecto
Criar uma equipa de qualidade elevada
para gestão de mudança
- Antes da implementação fazer previsões
Que dirão os resistentes? Que conflitos
de opinião existem? Que discrepâncias no
plano
- Evitar conflitos entre as divisões do negócio
Os gestores de cada unidade
de negócio devem entender as razões da mudança.
Devem saber o que vai acontecer com eles.
Deve ser elaborado um documento descrevendo a estratégia de mudança.
- Encorajar os membros da empresa a modificar o seu papel
Caso alguns empregados estejam sobrecarregados,
eliminar tarefas que não sejam
essenciais.
Desenvolver programas de motivação
para a mudança controlando o desempenho
dos empregados
- Não mudar muita coisa de uma vez
Deve ser usada uma abordagem evolutiva.
Não desenvolver um sistema com mais
funcionalidades que as necessárias
Escolher o pacote de software ERP correcto
Escolher o software não é simples, e caso se escolha o errado pode ser
desastroso.
Uma empresa na Índia teve que fazer inesperadas e dispendiosas modificações
no seu sistema ERP porque o sistema não estava preparado para lidar com
dois preços para o mesmo produto, e no caso desta empresa, os produtos
que eram exportados tinham preços diferentes.
Deve-se ter em consideração vários pontos quando se está a seleccionar
um pacote de software ERP:
- Um entendimento claro dos problemas do negócio
- Em muitos casos uma empresa está à procura de um sistema ERP porque
uma de três
funções da empresa tem que ser adaptada ou melhorada, ou os dados financeiros
não
estão integrados, ou tem que uniformizar o processo de manufactura sobre
várias
unidades de negócio, ou os recursos humanos necessitam de um grande trabalho
de
reengenharia. Dependendo de qual das funções é a crítica, alguns pacotes
de software
servirão melhor os interesses da empresa.
- Analisar devidamente as possibilidades de cada software, alguns oferecem
mais
funcionalidades que outros
- A escolha não deve ser baseada no preço, pode acontecer que o software
menos
dispendioso ter menos funcionalidades e mesmo não resultar e ter que se
começar
tudo de novo o que acabaria por ser muito mais dispendioso
Vantagens
O Sistema ERP traz várias vantagens, algumas já foram referenciadas antes,
são descritas aqui algumas:
- Possibilidade de se ter uma visão geral sobre o que se está a passar
no negócio, isso
torna-se muito útil para os gestores de topo, poupando-lhes muito tempo,
e tempo é
dinheiro; nos sistemas tradicionais o gestor tinha que obter informações
de cada divisão
e depois integrá-las.
- Possibilidade de as empresas terem serviços ATP(Available-to-promise),
o cliente
quando encomenda fica logo a saber o tempo que demora o produto a chegar
às suas
mãos, isto é possível devido à integração das unidades de negócio feita
pelo ERP
- Medir o desempenho global da empresa sem ter que estar a analisar departamento
por departamento
- Uniformização dos processos de manufactura que se traduz em economia
de tempo e
acréscimo da produção
- Quando o plano de integração passa pelos parceiros de negócio, por exemplo
com os
fornecedores, pode-se ter um controlo melhor dos stocks, além de se reduzir
os stocks,
tudo isto leva a cortes nos gastos de aprovisionamento
Referências
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Disponível: http://www.cio.com/forums/erp/edit/122299_erp.html
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Slater, Derek (1999, Fev. 15). An ERP Package for You...and You...and
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Davenport, Thomas H. (2000, Mar. 1). Long Live ERP [Online]. Disponível: http://www.cio.com/archive/030100_davenport.html
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