INTRODUÇÃO
Como futuros Engenheiros, temos de considerar a hipótese
de chegarmos um dia a um cargo de chefia numa organização. Mesmo não
considerando vir a ser gestor, certamente que ao longo da nossa actividade
teremos de chefiar, por exemplo, uma equipa de projecto composta por vários
elementos. Como o grosso da formação dos engenheiros tem uma vertente técnica,
teremos a tendência de tentar fazer tudo sozinhos. Este problema também se
coloca a gestores mais experientes que desconhecem ou receiam aplicar a delegação
de funções. O presente texto pretende explicar os benefícios da delegação
de tarefas, enquanto técnica essencial de gestão, para benefício de todas
as pessoa envolvidas no processo.
COMPREENDA
A DELEGAÇÃO
Definição geral
Delegar com eficácia é uma técnica empresarial
essencial. Para alcançar os melhores resultados é preciso estar consciente
dos seus benefícios e dos obstáculos que dificultam o seu sucesso. Em linhas
gerais, a delegação consiste em encarregar outra pessoa de uma tarefa pela
qual quem delega fica como último responsável. Podemos falar, por exemplo,
da delegação da liderança de um projecto ou da delegação de pequenas
tarefas quotidianas de uma organização. Os assuntos fundamentais da delegação
são a autonomia e o controlo. Ao delegar uma tarefa, você deve esperar que o
seu delegado seja capaz de exercer autoridade, dentro do possível, sem se
reportar a quem delega. Por outro lado, o trabalho do seu delegado tem de ser
controlado e supervisionado.
Depois de nomear um delegado, deve dar-lhe autonomia
para que ele leve a cabo a tarefa delegada à sua maneira embora sujeito a
instruções iniciais e relatórios regulares sobre a evolução da tarefa.
O processo
O processo de delegação é inerente ao papel do
gestor. O processo inicia-se com a análise das tarefas e dos parâmetros de
cada uma. Isto deve ajudar a nomear um delegado adequado e a fornecer instruções
pormenorizadas. A vigilância da evolução do trabalho é essencial mas deve
ser usada para controlar e não para interferir. Por último deve ser avaliado
o desempenho do delegado e quais as alterações a ser feitas de ambos os
lados.
ETAPAS:
Porquê delegar
Os gestores costumam afirmar que as exigências a
curto prazo das tarefas operacionais e de importância inferior impossibilitam
a dedicação de tempo a tarefas mais importantes e a longo prazo.
Isto é, o planeamento estratégico da organização,
o controlo global e a formação ficam de certo modo postos de parte pelos
gestores que se ocupam diariamente com tarefas menores.
Para obter mais tempo para si e para as tarefas
importantes, o gestor tem de delegar as tarefas menores que podem ser feitas
por outras pessoas. Deste modo, o pessoal torna-se também mais experiente e
motivado. A delegação eficaz transmite ao delegado um maior sentido de
responsabilidade que se traduz num sentimento de valorização e satisfação.
Os funcionários terão um melhor desempenho num ambiente estruturado, onde se
saiba quais os deveres e responsabilidades de cada um, e onde lhes sejam
atribuídas tarefas que ampliem as suas capacidades.
Os obstáculos
Como tudo na vida, a delegação de tarefas tem os
seus custos e obstáculos. Os gestores mostram-se por vezes relutantes em relação
à delegação, baseados em sentimentos de desconfiança e insegurança.
Provavelmente, um gestor é mais rápido e eficiente a desempenhar uma
determinada tarefa do que o seu pessoal. Mas ao tentar abraçar todas as
tarefas por essa razão, irá sentir-se sobrecarregado. Assim, não terá
tempo para se dedicar às tarefas que lhe são específicas e que mais ninguém
pode realizar, para além de que o pessoal não pode tornar-se mais eficiente
se não lhe for dada a oportunidade de aprender e executar mais tarefas.
O receio de sobrecarregar o pessoal também é um
argumento usado pelos gestores para adiar as tarefas e realiza-las eles
mesmos. Quando o pessoal parece estar no limite das suas capacidades deve ser
motivado a analisar a distribuição que faz do tempo e a capacidade de
realizar mais trabalho. Por vezes a solução passa mesmo pela contratação
de mais pessoal.
A ideia da perda de controlo é também um motivo de
insegurança para o gestor. Embora a delegação apenas provoque um perda do
controlo directo, uma vez que a responsabilidade da realização da tarefa
passa para o delegado, este facto é um potencial obstáculo. No entanto, quem
delega retém a responsabilidade e o controlo globais nomeando o delegado,
dando instruções sobre a evolução da tarefa e trocando reacções
regulares.
Um outro obstáculo reside na agenda apertada do
gestor. Planear a agenda diária e semanal é uma prioridade para a delegação
de funções de modo a evitar um ciclo vicioso. Se você tiver uma agenda
sobrecarregada e desorganizada não terá tempo para delegar e acompanhar os
seus delegados, portanto estará sempre ocupado com tarefas que poderiam ter
sido delegadas, o que significa falta de tempo para delegar e assim
sucessivamente.
A delegação demora tempo a organizar, mas os custos
a não fazer são elevados. Um gestor que evita a delegação não pode estar
à espera de completar com eficácia todas as tarefas que se encontram na sua
secretária.
O relacionamento
A franqueza, a sinceridade e a comunicação são as
bases para um delegação bem sucedida. Seja leal com o pessoal e ele também
o será consigo. Para ser um bom comunicador, exprima as suas ideias
claramente e desenvolva a sua capacidade de escutar, tendo em vista levar os
outros a partilharem as suas ideias e opiniões consigo. Deixe claro ao seu
pessoal que espera que lhe dêem opiniões honestas sobre o seu estilo de
delegação de funções. Quanto mais perceberem que têm uma responsabilidade
real e que não serão subestimados, melhor desempenho terão os seus
subordinados .
DELEGUE
COM EFICÁCIA
Seleccionar tarefas
O primeiro passo na delegação de funções é
decidir quais as tarefas que podem e devem ser delegadas e quais as que é
necessário manter ao seu cargo. Comece esta análise mantendo uma agenda
pormenorizada durante duas semanas, no mínimo. Anote todas as suas
actividades e o tempo que demoram. Provavelmente descobrirá que passou a
maior parte do tempo ocupado com actividades que poderiam ter sido delegadas.
Analise de seguida as tarefas, dividindo-as nos seguintes grupos:
AVALIAR AS ACTIVIDADES:
Utilize esta divisão como base para reduzir as
actividades desnecessárias e concentrar-se apenas nas que só podem ser
feitas por si. Obtida a lista das tarefas a delegar há que ter em conta se
existe um número suficiente de delegados qualificados e se a delegação é
aprovada pelos seus próprios superiores. A lista de tarefas a delegar irá
certamente conter actividades relacionadas entre si, que devem ser agrupadas
por temas específicos.
Depois, pode considerar a delegação de cada grupo
de tarefas a uma pessoa, fazendo uso das competências e gostos de cada
subordinado. A etapa seguinte é estabelecer prioridades. A primeira preocupação
deve ser distribuir as tarefas que decidiu delegar. Depois preocupe-se com as
que deixou para você mesmo resolver, de acordo com as importância das
tarefas. A seu cargo, enquanto gestor, devem ficar as tarefas relacionadas com
os seguintes tópicos:
-
Liderança - administrar um projecto ou organização e impulsionar o grupo para o
sucesso.
-
Recompensa - estabelecer parâmetros para salários e esquemas de bónus.
-
Controlo- atingir um desempenho mais favorável.
-
Pessoal - controlar os recursos humanos e a disciplina.
-
Estratégia - estabelecer metas-chave e os meios para as atingir.
-
Comunicações - assegurar a transferência interna de informações de forma
eficiente.
-
Resultados - avaliação dos resultados e aplicação das lições aprendidas ao
longo do tempo.
Estas tarefas têm temas em comum que se centram em
ir ao encontro dos objectivos estratégicos da organização, da sua equipa e
de si próprio como gestor.
Planear a estrutura
A delegação é uma partilha planeada de
responsabilidade que requer uma estruturação cuidadosa. Depois de decidir
quais as tarefas a delegar e a manter, defina uma estrutura e um plano global
para todas as delegações. A prioridade é assegurar que a estrutura da
organização seja estável e resistente a imprevistos. Para isto, garanta que
cada delegado possa ter apoio e assistência suficientes para quando surgirem
problemas. Informe os seus delegados desta estrutura de apoio para que cada um
deles saiba onde procurar ajuda em caso de crise. Lembre-se que é da sua
responsabilidade garantir que esta estrutura permaneça estável e eficaz.
Pensar as tarefas
Para que a delegação tenha sucesso, é necessário
definir as tarefas e ter um boa compreensão das capacidades dos delegados.
Para cada tarefa do plano de delegação, faça um lista das capacidades e
responsabilidades exigidas pela mesma. Considere também, cuidadosamente, as
qualidades dos membros da sua equipa. Assim poderá concluir quais as funções
que mais se adequam a cada indivíduo, considerando as suas fraquezas e pontos
fortes. Quando estiver a fazer planos de delegação com antecedência,
considere quais as capacidades que os funcionários necessitam aprender ou
desenvolver para um melhor desempenho. Se optar por fazer formação específica,
estará a fornecer aos delegados os conhecimentos necessários, ao mesmo tempo
que estará a motivá-los e a dar-lhes autoconfiança através de um
investimento nos seus futuros.
Escolher a pessoa certa para uma dada tarefa é
essencial, mas requer uma avaliação cuidadosa da experiência e habilitações
do candidato a delegado. Além disso, diferentes tipos de tarefa requerem
diferentes tipos de aptidões e capacidades. Nas primeiras vezes será um caso
de tentativa e erro, mas com o tempo você aprenderá a avaliar mais
correctamente as pessoa necessária para cada situação. O candidato ideal
para uma tarefa pode não existir pelo que terá de optar pelo que mais se
aproxima do perfil necessário. Mas não esqueça
que uma delegação de funções pode também ser usada para formar e
desenvolver as capacidades de um bom funcionário, com vista a uma futura
promoção.
Preparar o resumo das instruções
O passo seguinte é preparar um resumo das instruções.
Comece por definir o seu objectivo e elabore uma lista completa de todos os
aspectos individuais de uma tarefa. A delegação de funções deve ser
baseada nos tópicos individuais da tarefa, nomeando a pessoa responsável por
cada um deles e evitando sobreposições de responsabilidade. Mantenha os
objectivos o mais claros e concisos possível e baseie-os nos resultados
desejados. As instruções devem ser estruturadas como se segue:
-
Objectivos - definição da tarefa enumerando os objectivos principais e secundários.
-
Recursos - especificação do que está disponível em questões de pessoal,
financeiras, instalações, ou do que é preciso ainda obter.
-
Calendarização - estabelecimento da agenda com os pontos de revisão, datas de conclusão
de etapas e prazos finais.
-
Método
- descrição dos procedimentos e resumo dos pontos chave.
-
Níveis de autoridade - especificação da margem de autoridade do
delegado e a quem ele se deve reportar.
Não considere as suas instruções como um caminho rígido
a seguir mas como uma estrutura dentro da qual o delegado pode usar alguma
flexibilidade. Seja flexível quanto ao cumprimento das instruções no que
diz respeito à decisão dos procedimentos a utilizar. Assegure-se de que o
delegado compreende as instruções e concorda com elas. Permita que ele faça
comentários e dê sugestões.
Obter o acordo de princípio
Antes de finalizar as instruções, deve obter um
acordo de princípio com o delegado escolhido. Este acordo implica obrigações
de ambos os lados: você deve motivar o delegado e confirmar a sua aptidão
para a tarefa e o delegado tem de compreender as instruções e considerar se
é capaz de realizar a tarefa.
OBTER ACORDO:
Se o candidato se mostrar relutante em aceitar a
tarefa, tente descobrir quais são os verdadeiros motivos. Apresente-lhe a
tarefa como uma oportunidade de desenvolver capacidades e criar experiência,
colocando-o num papel de parceiro em vez de subordinado. Clarifique sempre o
apoio com que ele pode contar. Se não conseguir ultrapassar a relutância, não
force uma aceitação e procure outra pessoa.
Instruir com eficácia
Depois de obtido o acordo de princípio, aperfeiçoe as instruções e marque uma reunião para as transmitir.
Comunique ao delegado todas as instruções
pormenorizadamente e assegure-se que ele compreende completamente a função.
Assegure-se também que o delegado percebe o âmbito da autoridade que lhe
cabe, e que se espera que ele use da sua própria iniciativa sempre que for
apropriado. Agradeça-lhe por ter aceite a proposta e transmita-lhe a sua
confiança em que tudo correrá bem.
ACOMPANHE
O DESENVOLVIMENTO
Para que a delegação de funções tenha sucesso, é
necessário ter um sistema de acompanhamento eficaz de modo a poder controlar
os delegados e a evolução das tarefas. O nível de experiência dos
delegados irá ajudá-lo a optar por uma abordagem com acompanhamento ou por
uma abordagem sem interferência. Uma pessoa sem experiência vai necessitar
de uma maior supervisão. O processo de acompanhamento é também uma
oportunidade de avaliar as capacidades de um delegado e de lhe fornecer formação
técnica específica. O gestor deve mentalizar-se que nem todas as pessoas
trabalham da mesma maneira e deve resistir à tentação de intervir sempre
que a tarefa não esteja a ser executada à sua maneira. Deve manter um
sistema de supervisão através de reuniões e relatórios regulares para
garantir o cumprimento dos objectivos da tarefa e tomar acções correctivas
se for necessário, mas intervenha apenas quando for estritamente necessário
que o faça. Incentive os seus delegados a tomar as suas próprias decisões e
passe de uma abordagem de acompanhamento para uma sem interferência o mais
depressa possível. No entanto tenha em atenção que existem tarefas de alto
risco que requerem um acompanhamento mais cuidadoso. As reuniões de supervisão
devem ser marcadas antes de o delegado começar a tarefa e o gestor deve ser
firme em relação ao cumprimento de prazos. No entanto, deve também deixar
bem claro que se encontra disponível entre as datas das reuniões para
prestar ajuda ao delegado se necessário. Nunca recuse um pedido de um
delegado para fazer uma reunião, mas deixe claro que o objectivo é a gestão
autónoma. Tente evitar que os delegados vão ter consigo com um problema
antes de terem reflectido sobre ele. Insista para que ao levarem um problema
levem também soluções para ele. Deste modo eles habituar-se-ão a encontrar
as soluções sozinhos.
Avaliar o desempenho
Quando a tarefa for concluída, deve haver uma reunião
com o delegado para reconhecer e analisar o trabalho desenvolvido e discutir
problemas e soluções.
Verifique se o delegado teve algum problemas
relacionado com as instruções iniciais, se os recursos designados para a
tarefa eram adequados e se foi necessário tomar medidas drásticas em
resultado de um mau desempenho do delegado. Quer sejam encontrados problemas
ou não, discuta com o delegado se haverá alguma alteração a ser feita para
melhorar o desempenho no futuro. Um gestor eficiente deve também assegurar-se
de que o delegado que terminou a tarefa é devidamente recompensado. Mostre
que está consciente dos objectivos conseguidos e do esforço despendido pelo
delegado, elogiando-o pessoalmente ou por carta.
CONSELHOS
ÚTEIS
-
Use a
delegação para seu benefício, do seu pessoal e da sua organização.
-
Use a
delegação de tarefas como um meio eficaz de formação do seu pessoal.
-
Certifique-se
de que confere às pessoas autoridade suficiente.
-
Dedique
tempo e esforço suficientes ao plano e estrutura organizacionais.
-
Faça
uma avaliação cuidadosa das capacidades, qualidades e pontos fracos de cada
delegado.
-
Assegure-se
de que fornece apoio e assistência suficientes a cada delegado.
-
Deixe
claro aos delegados quais são as áreas pelas quais eles são responsáveis.
-
Assegure-se
de que o delegado compreende as instruções e concorda com elas.
-
Peça
ideias novas quando o seu delegado o informar sobre a evolução da tarefa.
CONCLUSÕES
Pretendeu-se com este texto elucidar os gestores
acerca do processo de delegação de tarefas, visando ajudá-los a aplicar
esta técnica essencial de gestão. Descreveram-se os principais pontos a ter
em conta para delegar com eficiência e explicitaram-se alguns conselhos que
poderão vir a ser úteis. O gestor tem então presente um guia de consulta rápida
para o ajudar no seu dia a dia.
REFERÊNCIA
1. Heller, R. Como delegar responsabilidades, Civilização, 1999.