O paperless office é, como o próprio nome indica, um escritório sem papéis, isto é, um escritório em que os documentos existentes sob a forma de papel, se vêem substituir por equivalentes guardados em dispositivos de memória auxiliar (disketes, tapes, fitas magnéticas, etc.). Neste ambiente, a informação passaria a estar disponível para todos, bastando recorrer aos ditos suportes ou, no caso de estes não se encontrarem no local em que são necessários, pedindo a sua transferência através da rede informática internacional (Internet) ou, em alternativa, através de uma Intranet. As Intranets, convém aqui referir, assumem neste contexto um papel de grande relevo pela rapidez e segurança que conseguem oferecer na transferência de dados.

São muitos os defensores do paperless office, apresentando, estes, extensas listas de vantagens que, na realidade, lhe podem ser atribuídas. No entanto, existem também algumas desvantagens que, por ainda não terem sido ultrapassadas, não permitem que esta seja já a nossa realidade.

De entre as vantagens apontadas destacam-se:

• poupança de espaço - dado que as toneladas de papel armazenadas por cada grande empresa podem ser substituídas por disketes, o espaço ocupado no armazenamento de documentação diminui;

• diminuição de custos - se o espaço ocupado diminui, também a dimensão dos escritórios pode diminuir, o que implica uma dimimuição dos custos de aluguer ou aquisição de espaço;

• rapidez e facilidade de procura - não será dificil perceber que, se existirem menos papéis, será muito mais fácil encontrar aqueles que existem. Além disso, todos os documentos que estiverem guardados em memória (informática, claro está!) estarão apenas à distância de uma palavra, já que o software existente para procura de documentos por ideia ou palavra, já existe sendo mesmo bastante rápido e eficaz;

• trabalho paralelo - a existência de um documento escrito implica, para que a sua análise seja feita por mais do que uma pessoa em simultâneo, uma cópia. Essa cópia, vem aumentar o número de papéis existentes, estando, por isso, a contrariar a ideia que está na base da criação dos paperless offices. Além disso, todas as pessoas podem estar na posse de uma cópia do documento original, mas será sempre difícil editá-lo conjuntamente, já que as alterações numa cópia não são visíveis em nenhuma das outras. Assim, e porque a ligação de diversos terminais em rede e o software já criado permitem que vários utilizadores vejam e editem o mesmo documento ao mesmo tempo, é possível registar grandes benefícios. Primeiro, não é necessária a criação de diversas cópias escritas; segundo, e porque a edição é visualizada por todos, a sua discussão é também mais rápida originando um trabalho de maior qualidade e rapidez;

• aproveitamento das capacidades individuais - quando alguém se candidata a um emprego, de certo o seu sonho não será passar o dia procurando documentos antigos de forma a desempenhar o papel que lhe está destinado. Na realidade, o facto de isto não corresponder às suas expectativas, acaba por conduzir, mais cedo ou mais tarde, à saturação e, consequentemente, ao aparecimento de stress. Contudo, e pior do que tudo isto, é o facto de se estar a desperdiçar a capacidade, a imaginação e a qualidade de pessoas que, pelo facto de perderem 25% do seu horário de trabalho a procurar documentação (segundo estatísticas divulgadas), não podem desempenhar a sua função por falta de tempo e por falta de disposição;

• menos empregados necessários - já que a documentação vai deixar de existir em tão grande quantidade, vão também deixar de ser necessários todos os empregados que se encarregavam exclusivamente da gestão de documentos. Isso vai trazer alguma redução nas despesas salariais das empresas que ponham em prática o paperless office ou, então, o encaminhamento destas pessoas para outro tipo de tarefas que tenham, até aí, sido prejudicadas por falta de pessoal;

• melhorias ambientais - numa altura em que o planeta revela grandes preocupações ambientais, a necessidade de menos quantidade de papel traz grandes alegrias aos ecologistas já que, também menores quantidades de madeira serão precisas para a sua produção. Além disso, todos os documentos arquivados em formato de papel, podem ser reciclados depois de terem sido passados para suporte informático.

No outro prato da balança, pesam, entre outros, estes problemas:

• facilidade de leitura - uma das barreiras mais dificeis de ultrapassar e a que pareceria mais fácil, é o facto de todas as pessoas estarem mais habituadas à leitura de documentos escritos em papel e de terem grande dificuldade em se habituarem à leitura destes num écran. Na realidade, para já, o papel continua a ser visto como muito mais user-friendly do que qualquer outra forma disponível;

• elevados custos de implantação - de forma a que seja possível pôr em prática este ambiente de trabalho, é necessário investir fortemente de início de forma a adquirir todo o equipamento indispensável: ligação em rede de todos os terminais, scanners, software de digitalização, etc.. Embora, tudo isto possa trazer grandes ganhos posteriores, custa um pouco para a maior parte das empresas avançar com tão grande investimento principalmente quando é tão dificil prever os ganhos de algo tão subjectivo como a eficiência e uma melhor satisfação dos clientes. Além disto tudo, é ainda preciso não esquecer os custo associados com as horas extra que seria necessário gastar digitalizando toda a informação e documentação já armazenada fisicamente;

• elevados custos de manutenção - porque, depois de se ter adoptado o paperless office, tudo estará dependente dos equipamentos informáticos existentes, é necessário cuidados especiais com a manutenção, é necessário elevados custos adicionais para pagar a técnicos especializados e para adquirir o equipamento e software necessários e sempre insuficientes para que tudo funcione na perfeição, não deixando a perder os custos iniciais;

• desemprego - se tentarmos adivinhar o futuro, acreditando seriamente que este cenário é possível, vemos que a quantidade de papel produzida vai diminuir pois a sua procura vai diminuir também. Assim, muitas das pessoas que trabalhavam na indústria do papel, vão perder os seus empregos. Além disso, e num futuro mais próximo, podemos assistir à dispensa de muitas das pessoas que eram necessárias num escritório mas que deixam de o ser a partir do momento em que o trabalho se passa a desenrolar mais depressa, não sendo necessárias tantas pessoas para realizar o mesmo trabalho que até aqui;

• falta de segurança na rede - dado que muita desta informação passará a ser partilhada por várias pessoas em vários pontos do globo, existe o grande perigo de a ligação poder ser violada ficando, desta forma, toda a informação ao dispôr de quem dela quiser usufruir;

• validade legal - este é um problema muitas vezes esquecido mas que levanta o maior obstáculo à efectiva mudança para este tipo de ambiente: os documentos apenas têm validade legal se estiverem em suporte de papel. Este facto é, na realidade, bastante compreensível pois existe já bastante software capaz de apagar ou alterar o conteúdo de um qualquer documento sem que isso seja, depois, perceptível. Isso cria, obviamente, uma grande suspeição relativamente a todos os documentos que sejam apresentados em suporte informático.

Por tudo isto, e para que se possa efectivamente sonhar com o paperless office, é necessário começar por ultrapassar o obstáculo da validade legal antes de tudo o resto. É necessário que se encontrem formas de dar validade a esta informação e, isto, muito provavelmente, passará pela criação de eficazes métodos de segurança (passwords, códigos, encriptação, selos, etc.). Também poderosos métodos terão de ser encontrados para que toda a informação possa ser transferida sem o perigo de ser acedida por quem não de direito. É também pelo facto da transmissão de dados pela rede que será necessário aumentar a largura de banda a nível mundial, pois, desta forma, e se isto passar mesmo a ser uma realidade, as exigências serão cada vez maiores e a largura de banda disponível neste momento não vai ser suficiente para passar a informação desejada no tempo pretendido, muito menos quando se fala de informação em forma de imagens, gráficos e todos esses tipos tão pesados de formatação. A compatibilidade tem também de ser tida em consideração quando se pensa que um ficheiro produzido aqui, pode ter de vir a ser lido numa qualquer outra máquina ou num qualquer outro programa diferente do usado na sua criação.
Um outro problema que surge deste novo tipo de ambiente, é o facto de a informação ficar armazenada em suportes de memória secundária. Claro está que isto é a ideia base, mas tanta informação iria implicar quantidades imensas de disketes, CD’s e afins. Por isso, é também necessário que se estudem poderosas técnicas de compressão para que tudo possa ficar armazenado na menor quantidade de espaço possível.

É por tudo isto, mas principalmente porque a balança continua inclinada para o lado das desvantagens, que o paperless office continua a ser apenas um sonho. Na minha opinião a balança ficará muito mais equilibrada quando o problema da validade legal dos documentos estiver ultrapassada. Até lá, julgo que nada do que se possa fazer será suficiente, podendo mesmo ser uma perda de tempo, pois se a documentação tem de estar em suporte de papel vai acabar por existir duplicação de informação. Contudo, e depois de termos ultrapassado este problema, teremos o caminho aberto para este cenário alternativo, em que a informação passará, na realidade, a constituir o principal trunfo empresarial e em que cada colaborador poderá utilizar e pôr em prática as suas ideias e as suas reais capacidades.

Referências:

	New Office Look - Paperless Offices and Home Offices (antigamente em http://logic.csc.cuhk.edu.hk/~s957171/paperless.html)
	Paperless office still a goal, but reality remains elusive - by Erik Sherman (antigamente em http://www.macweek.com/mw_1024/sol_paperless.html)
	The Paperless Law Office - by Karen Brady