Introdução
As apresentações são das primeiras
competências que um engenheiro recém-licenciado deve adquirir,
de preferência durante o curso.
Este artigo mostra alguns truques e técnicas
para fazer apresentações com sucesso.
Uma má apresentação pode por
em causa todo um projecto. Por exemplo, a apresentação de
um excelente projecto pode tornar-se num fracasso, se a audiência
não perceber as potencialidades e qualidade desse projecto, ou seja,
se não se souber comunicar.
O que é que uma apresentação pode fazer por si?
A Comunicação
A comunicação é um aspecto muito importante, não só nas apresentações, como em toda a carreira.
A apresentação deve ser orientada para a audiência, por isso, não se deve usar o "eu", mas sim o "vós" ou "vocês".
Deve saber-se fazer chegar a mensagem que se quer
transmitir. É portanto importante saber despertar a atenção
da audiência, porque, por exemplo, 5 minutos no palco podem comprometer
5 meses de trabalho.
O Plano
Para que os objectivos sejam alcançados, há que planear.
Não se deve concentrar apenas naquilo que
se tem para dizer, mas também na maneira como se apresenta.
Os Objectivos
A primeira coisa a fazer para planear é definir o objectivo principal, na forma duma frase simples. Isto é muito importante, pois a escolha de vários objectivos não leva a nada, acabando por não se concretizar nenhum deles.
A chave é focar-se no objectivo escolhido,
porque se quem apresenta não se focar nele, a audiência muito
menos.
Identificar a audiência
O seguinte passo é identificar a audiência
para que, com base nos seus objectivos e necessidades, seja possível
personalizar a apresentação. O ideal é conseguir convencer
as pessoas para quem se está a falar de que a solução
que se está apresentar é aquela com a qual irão atingir
os seus objectivos. Deste modo são igualmente atingidos os de quem
apresenta. Por exemplo, um truque, é mostrar logo ao início
que compreende o problema que o cliente tem em mão; assim, o cliente
ficará atento a tudo o que se tiver para lhe dizer.
A Estrutura
Outra fase do plano é recorrer a um formato de apresentação. Se a apresentação não fôr estruturada é certo que será um desastre, pois a audiência não conseguirá seguir o raciocínio.
Há 5 tipos de estrutura que se podem seguir:
| A estrutura Sequencial é das mais simples e baseia-se no fluir de tópicos encadeados entre si, que levam a uma conclusão final, mas nunca fugindo do objectivo inicial. |  |
| Outro tipo, é a estrutura Hierárquica. O conceito vem de que numa par a audiência limita-se a seguir a sequência de tópicos que o orador expõe. Diz-se hirráquica porque começa por cima, definindo o tópico principal e vai-se decompondo em sub-tópicos até à sua forma mais simples. |  |
| Outro formato é o Orientado ao Debate, onde se expõe primeiro o problema e depois várias soluções com o seus prós e contras. Dá-se então início ao debate que leva à escolha da solução que mais se adequa. Um truque é, durante a exposição das várias soluções disponíveis, dar um critério que conduza à solução que se quer que seja escolhida. |  |
No formato Piramidal usa-se
o mesmo método que nas notícias dos jornais. Começa-se
no primeiro parágrafo por expor a ideia resumida e depois torna-se
a expô-la até ao nível de detalhe que se desejar. Este
formato tem 2 grandes vantagens:
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| E por fim a estrutura Tipo Sandwich. Apesar de ser o modelo mais simples e mais directo é o mais apropriado para usar nas sub-divisões de todas as outras anteriores. Consiste em princípio, meio e fim, ou seja, uma leve introdução seguida da maior parte da apresentação - o meio - e acabando numa breve conclusão. |  |
| Uma vez escolhida a estrutura, é
agora a vez de escolher o material a que se vai recorrer, como suporte
à apresentação.
As pessoas por norma estão à espera
que o orador se lhes apresente com algum tipo de suporte visual, para dar
ênfase à sua apresentação. É portanto,
necessário ter um cuidado rigoroso na escolha desse material, porque
o uso dum suporte demasiado inovador para a audiência, pode roubar
toda a atenção, devido ao factor curiosidade. Deve então
tentar-se saber a que tipo de apoio visual, estão habituadas as
pessoas para quem se vai falar (por exemplo: projectores de acetatos, slides,
data-show, vídeo, etc).
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Como os acetatos são o suporte visual tradicional, ficam aqui alguns dicas para ajudar a fazer o seu uso mais correcto. Cada acetato deverá ter um pressuposto distinto; se não tiver, deverá ser exclu_ído. Depois de se ter isto em mente, os acetatos deverão então desenhar-se.
Há 3 principais razões para o uso de acetatos:
Existem 5 elementos principais no planeamento do
começo de uma apresentação:
Captar a Atenção da Audiência
Os primeiros minutos das apresentações
são geralmente perdidos porque as pessoas levam um certo período
de tempo a estabilizar (acabam a conversa com o colega do lado, acabam
de digerir o café, etc). Como o tempo do apresentador é limitado,
cada minuto é precioso: há que captar a atenção
do público desde o início.
Estabelecer o Tema
É necessário que a audiência começe desde o início a pensar no assunto da apresentação, e isso pode ser feito indicando qual o objectivo principal. As pessoas terão certamente opiniões sobre o assunto ou experiências já passadas nesse campo que convém serem trazidas à memória. Torna-se muito mais fácial abordar um tema quando já existem referências ou bases sobre ele.
Apresentar a Estrutura
Se o apresentador indicar a forma como vai abordar/apresentar
o tema, a audiência já tem antecipadamente uma ideia mais
concreta sobre o que se vai passar. Esta situação pode ajudar
a estabelecer o tema e, em último caso... assegurar que há
um fim.
Estabelecer a Comunicação
Se o apresentador captar a atenção
da audiência nos primeiros momentos, esta estará atenta até
ao fim. É pois necessário que ele estabeleça desde
o início a forma como se vai apresentar frente ao público:
como amigo, como perito, como colega, ...
Saber Estar
Seja qual for o tema ou a forma como ele for apresentado, o centro das atenções é sempre o apresentador e ele tem tanto o poder para engrandecer a importância da mensagem fazendo uma boa apresentação, como também tem o poder de destruir o valor dessa mesma mensagem.
Enquanto "gestor" da apresentação,
é dever do apresentador manter a audiência concentrada e motivada.
Para melhor desempenhar o seu papel, uma vez que é o centro das
atenções, a sua forma de estar deve ser cuidada sobre 5 aspectos
fundamentais:
Os Olhos
"Os olhos são o espelho da alma." São o meio mais eficaz para convencer os ouvintes da honestidade, abertura e auto-confiança nos valores e objectivos da apresentação.
A duração e intensidade do contacto visual entre duas pessoas revela o grau de intimidade que existe entre elas. Numa apresentação isso também é importante: as pessoas da audiência devem sentir que são objecto da atenção do apresentador, uma das razõs pelas quais ele ali está. Deve pois ser mantido o contacto visual com cada um dos membros da audiência, o mais frequentemente possível. Este método aplica-se facilmente quer em grupos pequenos (por razões óbvias), como em grandes auditórios: quando se olha para um grupo de pessoas ao fundo da sala, cada uma delas terá a sensação de ser ela a observada.
Uma "dica": manter o olhar fixo durante 5-6 segundos numa dada direcção. Depois de cada mudança, um sorriso dará a ideia as pessoas de que o apresentador já as viu e que lhes está a prestar atenção.
A Voz
Dois aspectos essenciais no uso da voz são a projecção e a variação. Nem todas as pessoas conseguem comunicar com uma audiência com a mesma atitude e entoação com que o fariam numa conversa particular. A diferença reside no facto de que entre duas pessoas, a que fala observa a expressão do ouvinte e pode aperceber-se de falhas na captação do discurso (uma expressão facial, um olhar diferente, etc) e corrigi-las. Em frente a uma audiência, essas percepções não são possíveis, logo essas falhas de comunicação NÃO podem existir.
É essencial manter a calma. Partindo do princípio que o público vai ouvir a mensagem sem interromper (porque o público é sempre (!?) civilizado), não é necessário falar sempre com o mesmo tom, até porque isso tornaria o discurso monótono e actuaria como um sonífero: é muito importante variar o tom e velocidade da apresentação. Uma ajuda para as pessoas que têm alguma dificuldade neste campo poderá ser o uso de perguntas retóricas, que pela sua constituição se prestam a este tipo de funcionalidade.
No mínimo, cada sub-secção deve
ser precedida por uma pausa e numa mudança
de tom para marcar a passagem.
A Expressão
Numa conversa normal, o significado das palavras
é reforçado pela expressão facial, mas numa apresentação
os nervos e a distância ao público tornam-se um factor negativo.
A táctica é manter as expressões faciais o mais naturais
possível.
Apresentação Visual
No que diz respeito a forma de se vestir, algo muito importante que o apresentador deve ter consciência é que deve vestir-se não para si próprio mas sim para a audiência. Se o público achar que ele está "desfazado", é porque ele está.
Na opinião do autor, os engenheiros têm
uma certa tendência para não se cuidarem muito na forma de
vestir, o que, em certas empresas, pode levar ao seu afastamento de alguns
cargos, principalmente o da gestão, numa altura em que cada vez
mais se fala no "engenheiro-gestor". Pode criar-se a imagem de que o engenheiro
e o gestor pertencem a grupos diferentes, o que prejudica algo fundamental:
a comunicação entre eles.
A Postura
Da mesma forma que um actor ,ao integrar-se no papel de um personagem, adopta a postura desse personagem, também o apresentador, através da sua postura, transmite muito acerca de si. A pior de todas é aquela que transmite aborrecimento. Idealmente, todo o corpo deve servir de apoio a transmissão da mensagem.
As mãos devem estar paradas, a não ser quando são usdas para acompanhar o discurso. Todos os gestos desnecessários (como mexer constantemente uma caneta) devem ser evitados. Para o treino inicial, o apresentador deve encontrar um local que seja confortável para as mãos e onde as possa colocar depois de cada intervenção (por exemplo, cruzar os braços).
Voz e corpo não devem actuar como dois elementos
distintos que são, mas devem formar um conjunto sólido e
ao mesmo tempo harmonioso.
Técnicas de Discurso
Cada apresentador possui "truques do ofício"
que lhe são pessoais. Eis alguns deles:
Causar Boa Impressão
A audiência é composta por pessoas geralmente muito ocupadas, com problemas diversos para resolver. Por mais concentradas e dispostas a escutar que estejam, na sua cabeça estarão sempre outros pensamentos: é preciso fazer algo para chamar a sua atenção e deixar uma lembrança positiva e duradoura.
Uma ideia é planear o discurso, isolando as
partes mais importantes e depois arranjar um método eficaz de as
fazer "colar".
007: Ordem para Repetir
A audiência é composta por pessoas geralmente
muito ocupadas, com problemas diversos para resolver, o que significa que
há uma certa probabilidade de estarem distraídas durante
a parte mais importante da mensagem. A solução dada é...
repetir. Esta repetição da parte principal da mensagem deve
ser feita de variadas maneiras e através de explicações
diferentes. Uma frase célebre de um Sargento Major reflecte esta
ideia: "Primeiro diz-se o que se lhes vai dizer, depois diz-se o que se
tem para dizer e no fim diz-se aquilo que se disse".
Quando Escutar
Uma investigação no campo do ensino
revelou que muitas das vezes os alunos não captaram os pontos principais...
porque não os ouviram. Se a audiência souber que o que está
a ser transmitido é importante, então ouve com atenção.
Claro que é da responsabilidade do apresentador criar esta situação,
porque é ele que tem que "vender" a mensagem ao público ("Atenção,
esta matéria sai na frequência!").
Mensagens Figuradas
Usar metáforas e analogias para entregar uma
mensagem é uma boa maneira de torná-la memorizável,
uma vez que o cérebro humano está habituado a trabalhar com
imagens.
As Piadas
O apresentador deve ter consciência de que há piadas sem piada. Não é um paradoxo, porque o factor "ter piada" tem a ver muito com a disposição das pessoas, sobre quem elas se referem, etc. As únicas piadas que devem ser ditas são as que se inserem no tema, excluindo todas aquelas que possam ferir as susceptibilidades de algum(ns) membro(s) da audiência, como sejam: sobre louras, machistas, racistas, ...
Os momentos humorísticos são sempre
bem-vindos porque não só ajudam a audiência a estar
atenta (se estes momentos humorísticos forem humorísticos!)
como também ajudam a criar um ambiente de descontracção.
Clareza do Discurso
Obviamente!!!
Discurso "Curto e Grosso"
Se o apresentador conseguir condensar as ideias, arranjar uma frase memorável que combine com uma imagem e em 30 segundos apresentar estas 2 coisas... PERFEITO! Significa que a os objectivos da apresentação estão bem definidos, a mensagem principal está pronta a ser "vendida" e que vai "colar".
Uma imagem típica: o patrão da empresa
onde o apresentador iria no dia seguinte falar, chama-o e diz-lhe: "Era
você que vinha fazer a apresentação amanhã?
Olhe, amanhã não pode ser... Tem que ser agora e eu tenho
de ir almoçar! Tem 30 segundos. Pode ser?". "CAN YOU DO IT?"
Uma Boa História
Transmitir uma mensagem usando uma história
é sempre uma boa ideia, porque as pessoas gostam e são óptimos
veículos para transmitir mensagens e fazê-las durar. Como
exemplo, Jesus ensinava a sua doutrina através de parábolas
e imagens, como forma de fazer compreender a sua doutrina.
O Ensaio
É essencial! Seja feito onde for, quer numa sala vazia ou em frente a um espelho, o corpo e a voz devem ser treinados para que o apresentador se habitue à sua própria imagem, ou seja, que esteja à vontade com a sua maneira de estar "em palco". Apesar de tudo, deve tentar sempre não cair no vício da sistematização.
Uma vez conseguido esse "à vontade", é muito mais fácil libertar-se de factores negativos para a apresentação, como o nervosismo e a timidez.
A Descontracção
Há duas maneiras de controlar o nervosismo
que surge antes do começo da apresentação: ou controlando
a respiração ou aceitando de bom grado toda a adrenalina
extra! Sem descontracção os pensamentos não se tornam
fluídos e objectivos, a voz treme e não transmite tanta confiança,
etc.
Como Acabar
Tal como ao começar, é preciso captar a atenção. A última impressão que se dá à audiência, é aquilo de que se vão lembrar melhor. Portanto vale a pena dispender mais algum tempo para planear as últimas frases com cuidado, pois são elas que irão ficar na cabeça dos ouvintes.
Um grande erro, que normalmente se comete, é acabar com uma conclusão dando a entender à audiência que se está a acabar. Apartir desse momento a audiência simplesmente "desliga" ("E para acabar a aula...").
Deve tentar-se acabar, deixando uma frase importante no ar, criando alguma expectativa e deixando as pessoas a pensar no assunto.
Conclusão
E isto é como se faz uma boa apresentação...!