RELATÓRIO

A COMUNICAÇÃO INTERNA NA EMPRESA

 

INTRODUÇÃO

        O envolvimento e a participação dos empregados é uma questão decisiva para o futuro de qualquer empresa, bem como também definir uma política de comunicação interna  que é crucial para cooperar e motivar a relação entre os empregados. Cada vez mais as empresas precisam de um departamento que se  ocupa  exclusivamente sobre a comunicação interna no sentido de que todos os empregados disponham das informações adequadas para a realização das suas tarefas dentro da empresa e ainda aparece com mais força a preocupação das empresas debruçar nos sistemas organizados, ágil e fluido para uma boa comunicação entre a direcção e os empregados.

 

TIPOS DE COMUNICAÇÃO NA EMPRESA

        É fundamental ter em conta que o universo da comunicação empresarial é imenso. A empresa representa um conjunto de deferentes tipos de comunicação e tendo como instrumento fundamental a gestão global.

 Eis alguns tipos de comunicação dentro da empresa:

    .Comunicação comercial - constituída pelo marketing e publicidade

         .Comunicação financeira - pela gestão da informação e das relações que se estabelece com os seus públicos ,sejam eles accionistas, bancos, imprensa financeira e analistas.

          .Comunicação institucional - como expressão da legitimidade económica, social, política  e cultural da empresa.

         .Comunicação interna - a comunicação interna pode-se definir como o processo comunicativo pela qual se cria, desenvolve e evolui uma entidade empresa utilizando as meras acções que visam informar ao público interno, criando   relações verticais nos dois sentidos(ascendentes e descendentes) e relações horizontais no interior da empresa com os objectivos de facilitar não só a produção, circulação e gestão da informação ,passando pela relação e interacção entre os agentes, atingindo os níveis de funcionamento de outros sistemas.

Existem três formas ou tipos de comunicação interna:

  . Comunicação descendente - é um tipo de comunicação em que a informação desloca desde a direcção até os demais membros da organização seguindo a linha hierárquica.

As suas funções são:

-     enviar ordens múltiplas ao longo da hierarquia.

-      proporcionar os membros da empresa informações relacionadas com os trabalhos realizados.

-      facilitar um resumo do trabalho realizado e doutrinar os empregados para que reconhecem os objectivos da organização.

Os problemas com que se encontra na comunicação descendente são os que muitas organizações saturam nos canais de comunicação descendente sobrecarregando de mensagens dando como resultados ordem que podem confundir e frustar os subordinados.

 

.Comunicação ascendente -  uma comunicação difícil nas organização  tradicionais devido a sua estrutura hierárquica e  mais complicada ainda nas organizações modernas no sentido de que se generalizam a comunicação mediantizado.

O propósito é fazer chegar aos responsáveis   uma informação geral sobre o pessoal da empresa no sentido mais amplo, isto é institucionalizar causas adequadas que incidem em informar até aos níveis superiores

As suas funções são:

-         proporcionar aos directores o feedback necessário sobre os assuntos e problemas actuais da organização.

-         Ser um fonte primário de retorno informativo para direcção que permite determinar a efectividade da sua comunicação descendente.

-         Aliviar as tensões ao permitir aos empregados de nível inferior compartir informação relevantes com seus superiores e estimular a participação e compromisso de todos.

          Os canais de comunicação ascendente tem o problema de facilitar o excesso controlo por parte da  direcção, provocar o enfado do director quando a mensagem é desagradável.

 

     .Comunicação horizontal - é aquele que se relaciona entre pessoas consideradas  iguais em hierarquia da organização.

Esta situação pode dar-se em distintos níveis enquanto que as mais estudadas são aqueles que se tem relação entre pares de níveis executivos.

As principais funções da comunicação horizontal são as que facilitam as coordenações de tarefas, permitindo aos membros da organização estabelecerem relações interpessoais efectivos através do desenvolvimento de implícito acordo e proporcionar um empregado médio para compartir informações relevantes da empresa

 

 

ALGUNS PRINCIPAIS OBJECTIVOS DA COMUNICAÇÃO INTERNA

.Comunicar para obter compreensão, e por meio desta, chegar ao trabalho conjunto e ajuda mútua.

    .Criar um fluxo de informação dirigido ao púbico geral.

    .Despertar nos empregados a consciência do trabalho desenvolvido pela empresa e da parte que lhe cabe no esforço conjunto para o crescimento da organização.

.Incentivar o maior entrosamento entre os empregados, proporcionando-lhes informação, cultura, educação e lazer.

.Concorrer para uma maior integração entre os empregados da empresa, utilizando para isso os meios de comunicação disponíveis, motivando os empregados a desenvolverem suas aptidões, fortalecendo ao mesmo tempo o espírito do corpo.     

ETAPAS PARA A REALIZAÇÃO DE UM PLANO DE COMUNICAÇÃO INTERNA

    Para conseguir um bom relacionamento dentro da empresa é preciso de ter um plano que permite conseguir os objectivos de uma boa comunicação em todos os níveis:

 

      -    Formação na comunicação. Mentalizar a todos os níveis da empresa a cerca do papel fundamental que desempenha a comunicação.

  -    Determinar o conteúdo da informação. É necessário ter conhecimento exacto de quais são os assuntos que mais interessam os funcionários para abordá-los com clareza e rapidez.   

            -    Programa de actuação em matéria de comunicação interna que inclui um plano de                  publicação periódica(revistas de empresa).

  -    Assimilação das informação .É fundamental que as organizações de todos os tipos desenrolem sistemas para obtenção e absorção da informação externa e também desenrolar-se uma cultura em que todos os empregados se considerem parte de um mecanismo para obtenção e difusão de informação.

 

       DEPARTAMENTO DE COMUNICAÇÃO INTERNA E SUAS FUNÇÕES

 

        A crescente valorização da informação tem dado lugar a criação em muitas organizações departamento de comunicação interna.

Este departamento tem como objectivo facilitar as comunicações colectivas, procurando com as suas  actividade um intercâmbio rápido e preciso das informações necessárias para um bom avanço da organização.

Um plano geral do funcionamento da comunicação interna é o conhecimento que o tem de alguns factos e situações que são o património de toda a organização. A divulgação destes conhecimentos e a consciência do seu carácter público interno é que se dá lugar a uma base de diálogo.


      A POLÍTICA NA COMUNICAÇÃO INTERNA

 

        A crença numa política exprime o desejo de prever, conseguir e gerir informação produzida pela própria  empresa, fazendo escolhas face a uma panóplia de suportes entre outras acções. Trata-se de um processo que se permite falar de uma nova função na empresa cujo base de arranque encontra-se na construção de uma política no sentido estratégico.

Em termos de objectivos, não existem regras universais visto que cada empresa é um caso, e portanto, tem a possibilidade de construir a sua própria política.

 

     A COMUNICAÇÃO INTERNA E O PODER

 

        Não é fácil ter as pessoas a falarem o mesmo assunto através das mesma regras de interpretação, só porque existem  projecto de empresa. Por vezes as pessoas tem a percepção do meio ambiente, tem relações e estratégias diferenciadas, levando-as a tomar decisões nem sempre tomadas numa base racional. Esta diferenciação está patente nas incertezas e questões do tipo : onde estão ao meus interesses? Que quer a empresa de mi? Quem vai desempenhar a função x? etc.

A gestão de incerteza implica, um tipo de protecção conseguido através do desenvolvimento do poder. As pessoas que estão dotados de poderes manifestam e utilizam o processo de comunicação com instrumento privilegiado no desenvolvimento da sua estratégia.

Michel Crozier e Erhard Friedberg(1977) nos seus trabalhos distinguem quatro tipo ou forma de poder:

              .Perito- possui conhecimento único na empresa. A passo da competência fornece-lhe uma posição importante na resolução de problemas crucias na empresa, melhorando assim a sua posição face aos colegas, podendo negociar vantagens e privilégios.

 

              .Ser carreira de transmissão - quer dizer estar colocado na empresa estrategicamente, de forma a controlar informação externa essencial para a vida interna da empresa. Controla a clientela, fornecedores ou outros agentes externas. Adquire um poder suplementar no interior da empresa porque é uma posição estratégica de passagem obrigatório, tipo ponte, mas que qualquer momento poderá ser bloqueado por vontade própria. Melhor do que ninguém ele poderá utilizar os seus conhecimentos no dois meios(interno e externo) e consolidar o seu poder.

              .Aquele que faz lei - tem a ver com todo o poder conseguido paralelamente face a estrutura hierárquica. Conhecedor de regras e exerce  pressão  muitas vezes exagerada sobre os outros e simultaneamente ganha um domínio impar na obtenção do poder.

             .Controlador de informação - é aquele que consegue a todo o momento reter informação e deliberadamente a transmissão não é feita conseguindo uma forma de poder extraordinário. Todas as pessoas tem necessidade  de informação e portanto ficam de certa forma dependente de quem as detém.

AS DIFERENTES CONCEPÇÕES DE COMUNICAÇÃO INTERNA

    Os deferentes métodos de análise do contexto organizacional remetem para uma abordagem deferentes da comunicação no interior da empresa.

        . Concepção Burocrática- a concepção burocrática remete para a identificação de uma estrutura ideal de organização designada por burocracia.

A perspectiva burocrática apresenta um conjunto de características que permitem definir a estrutura ideal de uma organização:

                       - especialização e divisão do trabalho;

                       - hierarquia (centralização/descentralização);

                       - existência de regras formais que uniformizam e coordenam o funcionamento da organização;

Os problemas que  foram introduzidos pela estrutura burocrática podem-se resumir em:

                       - chefias sem competência técnica;

                       - regras arbitrárias e poucas adaptadas à realidade;

                          - desenvolvimento de um mundo “informal” que subverte aos aspectos formais na empresa.

Na concepção burocrática a comunicação é vista como um instrumento de trabalho  e não como um processo contínuo.

        .Concepção relacional- a concepção relacional apresenta um mudança relativamente à abordagem burocrática; ela procura evidenciar a importância das relações humanas no contexto organizacional. Esta perspectiva parte do pressuposto que relação é comunicação, onde as pessoas tem necessidade de se relacionarem, isto é, de se comunicarem.

        O enquadramento das pessoas e as relações informais são eixos essências nesta perspectiva, assim por exemplo os recurso à seminários e reuniões são bem vistas, pois tendem nesta visão, a desenvolver um clima própria da comunicação  ultrapassando o afastamento entre as pessoas e ao mesmo tempo instaurando a confiança e coesão no meio da empresa.

        .Concepção estratégica- a concepção de um modelo estratégica nas empresas assenta na ideia de tomada de decisões com base na análise de possíveis alternativas que dependem de deferentes percepções dos indivíduos que trabalham na empresa.

        A comunicação interna apresenta nesta concepção um conjunto de trocas onde se adquire e desenvolve o poder. Comunicar é acima de tudo, controlar, influenciar, dominar, em fim um conjunto de estratégias não só individual como colectivo.

        Estas concepção diferenciadas(burocrática, relacional e estratégica) dependem não só das estruturas empresarias, ao nível físico, mas essencialmente das representações que os decisores tem desta matéria.

 

 

OS SUPORTES DE COMUNICAÇÃO INTERNA E A IMPORTÂNCIA DAS NOVAS TECNOLOGIA

        Ao estabelecer-se um plano de comunicação interna numa empresa é necessário escolher quais meios comunicacionais a utilizar. Eles são os vários desde o jornal interno, a caixa de sugestões, passando pelo inquéritos de opiniões  ou a entrevistas até a Internet ou teleconferência. A escolha dos meios não podem ser aleatórios e devem adequar-se as características da empresa e dos seus empregados. Isto também deve ocorrer ao nível das novas tecnologias.

As novas tecnologias não são uma panaceia, não podem estar fora da organização, da missão e do espírito da empresa. Se houver actos de gestão desadequadas aos objectivos da empresa, vão ampliar os problemas que possam existir.

       A sobrevalorização das tecnologias de informação veio hoje criar um paradoxo inquestionável que permite que a empresa ponha em circulação grandes quantidades de informações, retira o tempo indispensável para a função principal da comunicação que se situa na relação directa e interpessoal no quotidiano dos locais de trabalho.

 

 

CONCLUSÃO

 

        A comunicação interna não é um fim em si, mas sim um meio para obter os objectivos corporativos. Para alcança-lo será imprescindível o desígnio e o desenvolvimento de um plano de comunicação interna.

É necessário que as empresas tratem as informações como um activo(que tem que gestionar) e um recurso(que tem que aproveitar). Dada a importância da gestão dos recursos humanos é necessário contar com mecanismo de informação e comunicações descendente, ascendente e horizontal.

      Por fim, a comunicação interna permite não só conhecer o momento presente, mas também o horizonte do futuro, o que cria um clima de confiança, motivação, relacionamento e comunicação por parte dos empregados dentro da empresa.

 

 

 

 

  REFERÊNCIAS  BIBLIOGRÁFICAS

 

1 http://www.bocc.ubi.pt.

2 Almeida, Vítor –Comunicação Interna na  Empresa.